ZAKRES OBOWIĄZKÓW SŁUŻBOWYCH, UPRAWNIEŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI
SEKRETARKI W PRZEDSZKOLU Nr 2 WE WŁOSZAKOWICACH.
I. Postanowienia ogólne
- Sekretarka podlega służbowo dyrektorowi przedszkola.
- W realizacji przydzielonych zadań, a także w celu stałego polepszania warunków pracy i nauki w przedszkolu sekretarka ma obowiązek współpracować z dyrektorem, wszystkimi pracownikami przedszkola, klientami, rodzicami, instytucjami nadzorującymi i kontrolującymi przedszkole.
- Sekretarka ma obowiązek uczestniczyć w naradach roboczych i, w razie potrzeby, w ogólnych zebraniach rodzicielskich, zebraniach rady rodziców, posiedzeniach rady pedagogicznej.
- Czas pracy: 20 godzin tygodniowo.
II. Obowiązki pracownicze
Jako pracownik przedszkola, zgodnie z art. 100 § 1 i § 2 Kodeksu pracy, sekretarka ma obowiązek:
- wykonywać pracę sumiennie i starannie,
- stosować się do poleceń przełożonych,
- przestrzegać ustalonego czasu pracy,
- przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego porządku pracy,
- dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,
- przestrzegać tajemnicy służbowej,
- przestrzegać zasad współżycia społecznego.
Sekretarka jest też zobowiązana przestrzegać przepisów bhp i przeciwpożarowych, w szczególności określonych w art. 211 Kodeksu pracy:
- znać przepisy i zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, brać udział w szkoleniach i instruktażu z tego zakresu oraz poddawać się wymaganym egzaminom sprawdzającym,
- wykonywać pracę w sposób zgodny z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stosować się do wydanych w tym zakresie poleceń i wskazówek przełożonych,
- poddawać się wstępnym, okresowym i kontrolnym oraz innym zleconym badaniom lekarskim i stosować się do wskazań lekarskich,
- niezwłocznie zawiadomić przełożonych o zauważonym w zakładzie pracy wypadku albo zagrożeniu życia lub zdrowia ludzkiego oraz ostrzec współpracowników, a także osoby znajdujące się w rejonie zagrożenia, o grożącym niebezpieczeństwie,
- współdziałać z pracodawcą i przełożonymi w wypełnianiu obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ponadto sekretarka jest zobowiązana do:
- znajomości i przestrzegania przepisów prawnych i instrukcji w zakresie wynikającym z realizowanych zadań i obowiązków służbowych, a także statutu przedszkola i innych dokumentów wewnętrznych: regulaminów, instrukcji, procedur,
- zgłaszania przełożonemu wszelkich zagrożeń, zniszczeń i uszkodzeń,
- przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych,
- stałego podnoszenia umiejętności i kwalifikacji zawodowych, udziału w szkoleniach zgodnie z potrzebami placówki,
- noszenia identyfikatora, zachowania się z godnością w miejscu pracy i poza nim,
- przyczyniania się do dobrego imienia placówki poprzez swoją wiedzą fachową oraz kulturalny i uczynny stosunek do współpracowników, rodziców i dzieci.
III. Obowiązki merytoryczne
Do obowiązków sekretarki należy:
- redagowanie pism i przepisywanie na komputerze zleconych przez dyrektora, pisanie ogłoszeń, wysyłanie poczty,
- prowadzenie i stosowanie zatwierdzonej instrukcji kancelaryjnej wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt,
- prowadzenie składnicy akt,
- prowadzenie dokumentacji rekrutacyjnej i umów z rodzicami,
- prowadzenie dokumentacji ZFŚS,
- dbanie o wygląd i zawartość gablot zewnętrznych,
- systematyczny przegląd apteczek i uzupełnianie ich wyposażenia.
- przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji wpływającej oraz przedstawiani jej do dekretacji
- rejestrowanie listów zwykłych i poleconych w specjalnie założonym zeszycie.
- prowadzenie bazy ofert CV
- przyjmowanie rozmów telefonicznych , przyjmowanie interesantów, udzielanie informacji, a w razie potrzeby kierowanie do właściwych osób według kompetencji.
- prowadzenie teczek akt osobowych i spraw kadrowych pracowników
- dozorowanie listy obecności pracowników i zeszytu wyjść służbowych
- na bieżąco prowadzić kontrolę zwolnień lekarskich pracowników i przedkładać je do księgowości
- dostarczanie i odbieranie dokumentów ze wskazanych przez dyrektora urzędów
- zbieranie informacji potrzebnych do opracowywania raportów SIO
- przekazywanie pracownikom poleceń dyrektora
- protokółowanie zebrań obsługi prowadzonych przez dyrektora
- dozorowanie aktualności książeczek zdrowia i badań pracowników przedszkola
- prowadzenie na bieżąco rejestru dzieci uczęszczających do przedszkola
- sporządzanie i przesyłanie listy dzieci 6-letnich do szkół rejonowych
- dbanie o powierzone mienie oraz zapobieganie wszelkim przejawom marnotrawstwa i nadużyciom
- wykonywanie czynności służbowych najlepszej woli i staranności przy pełnym wykorzystaniu czasu pracy
- przestrzeganie zasad tajemnicy służbowej
- przyczynianie się do dobrego imienia placówki poprzez swoją wiedzą fachową oraz kulturalny i uczynny stosunek do współpracowników, rodziców i dzieci.
- informowanie dyrektora o stanie załatwianych spraw i ewentualnych trudnościach.
- załatwianie innych czynności zleconych przez dyrektora.
IV. Uprawnienia
Sekretarka ma prawo do:
- korzystania z wszelkich przywilejów wynikających ze stosunku pracy ujętych w prawie i przepisach szczegółowych,
- wnioskowania do dyrektora we wszystkich sprawach wynikających z funkcjonowania placówki.
V. Zakres odpowiedzialności
Sekretarka odpowiada za jakość świadczonej przez siebie pracy.
W szczególności odpowiada za:
- jakość wykonania czynności zleconych przez dyrektora,
- stosowanie zatwierdzonej instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej,
- atmosferę w pracy, na którą wpływa przestrzeganie zasad współżycia społecznego, kulturalny i uczynny stosunek do przełożonych, współpracowników, rodziców i dzieci,
- realizację zaleceń pokontrolnych dotyczących niniejszego zakresu obowiązków.
Wszyscy pracownicy są odpowiedzialni za bezpieczeństwo i zdrowie dzieci będących pod opieką przedszkola.